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10 Tips o recomendaciones para organizar un congreso, taller o cualquier tipo de evento

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Por FJ Betancourt @FJBetancourtV

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  1. El que se puede considerar el punto más importante es establecer la fecha del evento, ya que desde este punto se coordinarán todos los demás.
  2. Asignar un comité organizador y que cada integrante tenga bien establecidas sus funciones dentro del evento.
  3. Confirmar la asistencia de los expositores y personalidades importantes, resulta muy penoso tener que cancelar dicha exposición o participación por que el expositor o invitado especial no pudo llegar al evento, es por eso que se debe confirmar su asistencia.
  4. Tener una planificación con todos los tiempos y plazos establecidos,una vez que están confirmados los invitados espaciales o expositores, aquí se plasman las horas de llegada y salida, esto para tener todo bajo control.
  5. Garantizar que se cumplan los tiempos y horarios, al contar con personalidades muy importantes se debe tomar en cuenta y sobre todo respetar su tiempo.
  6. Elaborar una estrategia de comunicación y promover el evento,se debe tener planteada la forma de cómo se va a dar a conocer el evento, por que medios de comunicación y tenerlo en cuenta dentro del presupuesto
  7. Asignar un presupuesto para el “Coffe Break” es importante tomar en cuenta los gastos que se generan en esta actividad, hay tomarlo en cuenta al momento de asignar los recursos.
  8. La inscripción o registro de los invitados y participantes y para ello tener asignado un espacio para que esto se pueda llevar a cabo, brindar las comodidades para el momento de la recreación y convivio entre los asistentes.
  9. Tener presente la interacción que se puede dar entre los participantes y para ello tener asignado un espacio para que esto se pueda llevar a cabo, brindar las comodidades para el momento de la recreación y convivio entre los asistentes.
  10. No dejar nada para el último momento, al tratarse de un evento importante no se debe dejar ningún asunto o punto para el último o como improvisto, de ser así podría significar un fracaso o algo podría resultar mal.

Tomando en cuenta estos puntos podemos garantizar el éxito del evento, congreso o convención, tanto para generar oportunidades de negocio por medio del registrocomo para manejar y controlar a un gran número de asistentes o invitados.

Basado en:

https://www.grupostandex.com

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